MSP vs. Inhouse IT: Entscheidungshilfe für KMU in AT/DACH
Viele Entscheidungsträger:innen in österreichischen und DACH‑Unternehmen stehen vor der Frage: Soll die IT intern betrieben oder an einen Managed Service Provider (MSP) übergeben werden? Die Suchintention ist meist klar: Kosten senken, Ausfallrisiken minimieren und Compliance sicherstellen. Dieser Artikel liefert eine praxisnahe Vergleichsanalyse und eine einfache Entscheidungscheckliste.
Worauf KMU wirklich achten müssen
Bei der Wahl zwischen MSP und Inhouse IT sind nicht nur die monatlichen Kosten entscheidend. Wichtige Kriterien sind Service-Level, Verfügbarkeit von Spezialwissen, Datensicherheit & Compliance (z. B. DSGVO), Skalierbarkeit und langfristige Flexibilität.
- Cost Total Cost of Ownership (TCO): Löhne, Hardware, Lizenzen, Schulungen und Ausfallkosten.
- Service-Level & Verfügbarkeit: 24/7‑Support, SLA-Verfügbarkeit, Reaktionszeiten.
- Spezialwissen: Cybersecurity, Backup/DR, Cloud-Migrationen.
- Compliance & Datenschutz: Datenlokation, Auftragsverarbeitung, Zertifizierungen.
- Skalierbarkeit: Wachstum ohne lange Recruiting‑Phasen.
Vor- und Nachteile im Überblick
Vorteile eines MSP
- Vorhersehbare Kosten durch Pauschalmodelle.
- Zugriff auf breites Expertenwissen ohne Rekrutierung.
- Schnellere Skalierbarkeit und standardisierte Prozesse (ITSM, Monitoring).
- Regelmäßige Berichte und dokumentierte Compliance‑Nachweise.
Risiken und Nachteile eines MSP
- Potentielle Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor Lock‑In).
- Datenschutzfragen – Standort der Daten und Subunternehmer prüfen.
- Standardisierte Lösungen passen nicht immer perfekt zu Nischenprozessen.
Vorteile einer Inhouse IT
- Volle Kontrolle über Systeme und Daten.
- Enge Integration mit Unternehmensprozessen.
- Schnelle Ad-hoc‑Kommunikation ohne externe Prozesse.
Nachteile einer Inhouse IT
- Hohe Fixkosten und Risiko beim Mitarbeiterverlust.
- Schwierigkeiten, Spezialwissen permanent vorzuhalten.
- Längere Ausfall‑ oder Wiederherstellungszeiten ohne externe Kapazitäten.
Praktische Entscheidungscheckliste (5 Punkte)
- Analyse der Kern-IT: Wie kritisch sind Systeme für den Geschäftsbetrieb?
- Kostenrechnung: Vollständige TCO‑Berechnung über 3–5 Jahre durchführen.
- Risiko‑Bewertung: Auswirkungen von Ausfall, Security‑Vorfall und Datenverlust bewerten.
- Kompetenzbedarf: Fehlen Spezialskills intern (Cloud, Security, Compliance)?
- Mix‑Option prüfen: Hybride Modelle kombinieren Vorteile (Managed Services für Standard, Inhouse für Kernprozesse).
Empfohlene Schritte zur Umsetzung
Starten Sie mit einem kostenlosen Quick‑Audit: Inventar, SLA‑Anforderungen, Sicherheits‑Gaps. Definieren Sie klare KPIs (Verfügbarkeit, MTTR, Security‑Metriken). Wenn Sie sich für einen MSP entscheiden, verhandeln Sie SLAs mit klaren Eskalationswegen, Datenlokationsklauseln und Exit‑Regeln, um Vendor Lock‑In zu vermeiden.
Fazit
Für viele KMU in AT/DACH bietet ein MSP erhebliche Vorteile: planbare Kosten, breites Fachwissen und schnellere Skalierbarkeit. Unternehmen mit sehr sensiblen Kerndaten oder extrem individuellen Prozessen profitieren hingegen oft von einer starken, teils internen IT‑Abteilung oder einem hybriden Ansatz. Entscheidend ist eine faktenbasierte TCO‑ und Risikoanalyse – nur so treffen Sie die richtige strategische Entscheidung.
FAQ
Wann lohnt sich ein hybrider Ansatz?
Wenn Sie standardisierte Infrastruktur und Support outsourcen wollen, gleichzeitig aber Kernanwendungen und sensible Daten intern halten möchten.
Wie prüfe ich die DSGVO‑Konformität eines MSP?
Fordern Sie Auftragsverarbeitungsverträge, Zertifikate (ISO 27001) und Nachweise zur Datenlokation sowie transparente Subunternehmerlisten an.