KI-Assistenten & Sprachautomatisierung
KI-Assistenten Sprachautomatisierung hilft Unternehmen in Österreich, Sprach- und Textarbeit zu automatisieren: Meetings, Anrufe und E-Mails werden erfasst, zusammengefasst und direkt in Aufgaben überführt – DSGVO-konform, EU-gehostet oder auf Wunsch lokal in Ihrer Infrastruktur.
Beratungsgespräch buchenWo KI-Assistenten Sprachautomatisierung sofort Wirkung zeigt
- Meeting-Notizen fehlen oder sind unvollständig – Entscheidungen & To-Dos gehen verloren.
- E-Mails kosten täglich Zeit – Antworten, Priorisierung und Ablage sind manuell.
- Aufgaben wandern nicht sauber aus Gesprächen in Planner, Jira oder Ticketsysteme.
- Dokumente & Formulare müssen händisch geprüft, benannt und abgelegt werden.
- Informationen liegen verteilt – es fehlt ein einheitlicher, nachvollziehbarer Prozess.
Zielbild: Weniger Klicks, klare Verantwortlichkeiten, revisionssichere Ablage – mit KI-Assistenten Sprachautomatisierung als verbindendem Layer.
KI-Assistenten & Sprachautomatisierung: Unsere Lösungen
Meeting- & Call-Assistent
Transkription (35+ Sprachen), strukturierte Zusammenfassungen und klare Next-Steps.
- Automatische Protokolle im Wunschformat
- Erkennung von Entscheidungen & Verantwortlichkeiten
- Export zu Planner/Jira/Tickets
Text-Automation
E-Mails & Anfragen im definierten Ton beantworten – priorisiert, dokumentiert und korrekt zugeordnet.
- Antwortvorschläge inkl. Anhang-Check
- Klassifizierung & Routing nach Regeln
- Archivierung in Teams/SharePoint/Nextcloud
Dokumenten- & Formularanalyse
Inhalte lesen, Pflichtfelder prüfen, Daten extrahieren und an Zielsysteme übergeben.
- Plausibilitäten & Validierung
- Automatische Report-/Notiz-Erstellung
- Export an ERP/CRM/Sheets/API
Integration & Workflows
Nahtlose Anbindung an Microsoft 365, Nextcloud, n8n-Flows, CRM/Ticket & On-Prem.
- Outlook/Teams/SharePoint/OneDrive
- Nextcloud, WebDAV, S3, IMAP/SMTP
- Graph/REST-API, Webhooks
Praxis-Use-Cases mit KI-Assistenten Sprachautomatisierung
Meeting → Protokoll & Aufgaben
Teams-Besprechung wird transkribiert, Entscheidungen werden erkannt, To-Dos entstehen automatisch und wandern in Planner/Jira – inklusive Verantwortlichen & Fälligkeiten.
„support@“ automatisieren
Eingehende E-Mails werden klassifiziert, zusammengefasst, als Tickets angelegt und mit Antwortvorschlag bereitgestellt. Anhänge werden validiert und abgelegt.
Formular-/Belegprüfung
Upload → KI liest Felder, prüft Plausibilität, erstellt Notiz/Report und legt Dokumente revisionssicher in SharePoint/Nextcloud ab – inkl. Benennungsregeln.
Alle Use-Cases lassen sich zunächst als schlanker Proof of Concept (PoC) umsetzen: 1 Quelle, 1 Ziel, klare Erfolgskriterien. Danach Rollout und optionaler Managed-Betrieb.
Ablauf: In 3 Schritten zur KI-Assistenten Sprachautomatisierung
- Analyse (1 Termin): Wir priorisieren 1–2 Prozesse mit hohem Zeitaufwand (z. B. Meeting-Protokolle, „support@“-Postfach, Formularprüfung) und definieren Erfolgskriterien.
- PoC (1–2 Wochen): Schlanker Proof of Concept mit 1 Quelle (z. B. Teams/Outlook/Upload) und 1 Ziel (Planner, Jira, Ticketsystem, Nextcloud). Klare Metriken: Zeitersparnis, Fehlerrate, Akzeptanz.
- Rollout & Betrieb: Skalierung auf weitere Teams, Monitoring/Logging, Dokumentation und optionaler Managed-Betrieb inkl. Updates & Security-Patches.
So stellen wir sicher, dass KI-Assistenten Sprachautomatisierung messbaren Nutzen bringt, bevor größere Investitionen anstehen.
Technik & Architektur: Stabil, auditierbar, integrierbar
Unsere Architektur verbindet Erfassung (Sprache/Text), Verarbeitung (Transkript, Zusammenfassung, Extraktion) und Übergabe an Zielsysteme. Wir setzen auf standardisierte Schnittstellen (Graph/REST-APIs, Webhooks), robuste Queues und revisionssichere Ablage.
- Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive – inklusive Graph-Integration.
- Datei-& DMS-Workflows: Nextcloud, WebDAV, S3 – strukturierte Benennung & Metadaten.
- Automations-Layer: n8n-Flows für Routing, Validierung, Eskalationen und Benachrichtigungen.
- Betriebsmodelle: EU-Cloud oder On-Prem – je nach Compliance & Datenklassifizierung.
Das Ergebnis: KI-Assistenten Sprachautomatisierung integriert sich nahtlos in bestehende Tools und bleibt zugleich erweiterbar.
Wirtschaftlicher Nutzen: Ein kurzes Rechenbeispiel
Angenommen, ein Team spart durch automatische Protokolle, Ticket-Erstellung und Ablage täglich nur 20 Minuten. Bei 10 Mitarbeitenden sind das rund 3,3 Stunden/Tag – über 700 Stunden pro Jahr. Selbst bei moderatem Stundensatz amortisiert sich die Lösung schnell und steigert gleichzeitig Qualität und Nachvollziehbarkeit.
Mit KI-Assistenten Sprachautomatisierung sinkt die Fehlerrate bei To-Dos, Entscheidungen werden klar dokumentiert, und Wissen bleibt im System – nicht nur im Kopf einzelner Personen.
Sicherheit & Compliance
Wir betreiben alle Komponenten DSGVO-konform, wahlweise in EU-Rechenzentren oder vollständig On-Prem. Inhalte werden nicht zum Training externer Modelle verwendet. Zugriff wird rollenbasiert vergeben; Protokollierung und Aufbewahrungsregeln sind Teil des Setups.
- Datenhoheit: Verschlüsselte Übertragung & Speicherung, klare Verantwortlichkeiten.
- Transparenz: Vollständige Dokumentation von Flows, Endpunkten und Berechtigungen.
- Kontinuität: Wartung, Updates, Notfall- und Backup-Konzepte.
FAQ – Häufige Fragen
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Verarbeitung in EU-Rechenzentren, keine Verwendung Ihrer Inhalte für fremdes KI-Training. Optional betreiben wir alle Komponenten On-Prem.
Brauchen wir zwingend Cloud?
Nein. Wir unterstützen sowohl EU-Cloud als auch lokale Installationen – abhängig von Compliance und Datenklassifizierung.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Meist in 1–2 Wochen per PoC: Transkript + Zusammenfassung + Aufgabenexport (1 Quelle, 1 Ziel). Danach Rollout & optionaler Managed-Betrieb.
Welche Assistenten passen zu Ihrem Alltag?
Wir prüfen Ihre Use-Cases und zeigen, wie KI-Assistenten Sprachautomatisierung Zeit spart und Qualität erhöht.
Mehr Leistungen: IT-Automation & KI · IT-Support · Cloud · Backup · Archivierung