IT-Dienstleister wählen: Praxistaugliche Checkliste für KMU

Die Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters entscheidet oft über Verfügbarkeit, Kosten und Sicherheit Ihrer IT. KMU benötigen einen Partner, der praxisorientiert, transparent und skalierbar arbeitet. Diese Checkliste hilft Ihnen, Angebote strukturiert zu vergleichen und die richtige Entscheidung zu treffen.

1. Suchintention klären: Was brauchen Sie wirklich?

Bevor Sie Angebote einholen, definieren Sie klar Ihre Ziele: Soll der Dienstleister reinen Support bieten, Managed Services übernehmen, Cloud-Lösungen betreuen oder Sicherheitsaufgaben übernehmen? Je konkreter die Anforderungen, desto gezielter die Auswahl.

2. Kernkriterien für die Bewertung

  • Leistungsumfang: Vor-Ort-Service, Remote-Support, Netzwerkbetreuung, Backup-Management, Patch-Management — welche Services sind inklusive?
  • Reaktions- und Lösungszeiten: Fordern Sie konkrete SLAs (z. B. Reaktionszeit < 2 Stunden) und prüfen Sie Eskalationswege.
  • Kostenstruktur: Monatliches Pauschalmodell vs. Abrechnung nach Aufwand — welches Modell passt zu Ihrem Budget und Ihrer Planungssicherheit?
  • Referenzen & Branchenwissen: Hat der Anbieter Erfahrung mit ähnlichen KMU oder Ihrer Branche (z. B. Handel, Produktion, Dienstleistung)?
  • Sicherheit & Compliance: Nachweise zu ISO 27001, DSGVO-Konformität, Verschlüsselungsstandards und Mitarbeiterschulungen sind essenziell.
  • Transparenz: Werden Aktivitäten dokumentiert (Change-Logs, Tickets, Reports)? Wie nachvollziehbar sind Abrechnungen?
  • Skalierbarkeit: Wie flexibel sind Leistungen bei Wachstum, saisonalen Schwankungen oder Remote-Arbeit?

3. Fragestellungen für das Erstgespräch

Nutzen Sie diese Fragen, um Angebote schnell zu qualifizieren:

  • Wie ist Ihre durchschnittliche Reaktionszeit außerhalb der Geschäftszeiten?
  • Welche Erfahrungen haben Sie mit unserer IT-Infrastruktur/Branche?
  • Wie werden kritische Vorfälle eskaliert und kommuniziert?
  • Welche Sicherungs- und Wiederherstellungszeiten garantieren Sie?
  • Welche Reporting-Intervalle und KPIs liefern Sie regelmäßig?

4. Prüfen Sie Verträge & SLAs im Detail

Lesen Sie Vertragstexte aufmerksam: Versteckte Kosten (Anfahrten, Bereitschaft), Kündigungsfristen, Haftungsbegrenzungen und SLA‑Definitionen können entscheidend sein. Vereinbaren Sie messbare Ziele (z. B. Verfügbarkeitswerte, maximale Wiederherstellungszeit) und regelmäßige Review‑Meetings.

5. Proof of Concept & Pilotphase

Ein kurzer Pilot (2–3 Monate) reduziert Risiko: Testen Sie Support‑Abläufe, Reporting und die technische Kompetenz. So erfahren Sie schnell, ob die Zusammenarbeit passt, bevor Sie langfristige Verträge abschließen.

6. Entscheidungskriterien gewichten

Erstellen Sie eine Punkteliste (z. B. Serviceumfang 30 %, Kosten 25 %, Sicherheit 20 %, Referenzen 15 %, Skalierbarkeit 10 %) und vergleichen Sie Anbieter objektiv. Oft ist der beste Partner nicht der günstigste, sondern der verlässlichste mit klaren Prozessen.

Fazit

Für KMU ist ein IT-Dienstleister mehr als ein reiner Problemlöser — er ist strategischer Partner für Stabilität, Sicherheit und Wachstum. Mit einer strukturierten Checkliste, klaren SLAs und einer kurzen Pilotphase reduzieren Sie Risiken und finden den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen.

FAQ

Wie viel kostet IT-Support für ein KMU typischerweise?

Die Kosten variieren stark, typische Managed-Service-Pauschalen liegen in Österreich für kleine KMU zwischen €50–€150 pro Arbeitsplatz/Monat je nach Leistungsumfang.

Wie lange sollte ein SLA-Reaktionszeitfenster idealerweise sein?

Für kritische Systeme ist eine Reaktionszeit von 1–2 Stunden sinnvoll; weniger kritische Anliegen können längere Fenster (z. B. 4–8 Stunden) haben.