IT‑Dienstleister auswählen: Checkliste für KMU in AT/DACH
Die Suche nach dem richtigen IT‑Dienstleister ist eine der häufigsten Fragen von Geschäftsführungen und IT‑Leitern: Wie finde ich einen Partner, der Kosten, Sicherheit und Verfügbarkeit zuverlässig abdeckt? Diese praxisnahe Checkliste hilft Ihnen, Anbieter strukturiert zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
1. Ziele und Anforderungen klar definieren
Bevor Sie Angebote einholen, dokumentieren Sie kurz Ihre Anforderungen: gewünschte Reaktionszeiten, kritische Systeme, Compliance‑Anforderungen (z. B. DSGVO), geplante Cloud‑Projekte und Budgetrahmen. Ein klarer Scope reduziert Missverständnisse und ermöglicht realistische Angebote.
2. Kernkriterien beim Anbieter‑Screening
- Serviceangebot: Unterstützt der Anbieter Managed Services, Break/Fix, Consulting und Projektarbeit?
- SLAs: Sind Reaktions‑ und Lösungszeiten schriftlich definiert? Welche Eskalationsstufen gibt es?
- Sicherheit & Compliance: Nachweise für Informationssicherheit (ISO 27001, SOC 2) oder DSGVO‑konforme Datenverarbeitung?
- Transparente Kosten: Klare Preisstruktur (monatliche Gebühren, Stundensätze, Pauschalen) ohne versteckte Gebühren.
- Referenzen & Branchenkompetenz: Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größe und Ihrem Sektor in AT/DACH.
3. Support‑ und Kommunikationsmodell prüfen
Ein guter Dienstleister bietet ein definiertes Ticket‑System, feste Ansprechpersonen und regelmäßige Reportings. Prüfen Sie Erreichbarkeit (Servicezeiten, 24/7‑Option), Sprachsupport und wie Eskalationen gehandhabt werden.
4. Technische Vorgehensweise und Tools
Achten Sie darauf, welche Werkzeuge für Monitoring, Remote‑Support und Dokumentation eingesetzt werden. Automatisierung, Standardisierung und transparente Dashboards reduzieren Ausfallzeiten und liefern nachvollziehbare KPIs.
5. Onboarding, Wissensübergabe und Exit‑Strategie
Ein strukturiertes Onboarding (Inventarisierung, Rechte‑ und Zugangskonzept, Übergabeprotokolle) ist Pflicht. Klären Sie außerdem die Exit‑Prozedur: Datenrückgabe, Übergabe von Dokumentationen und ggf. Unterstützungsphase beim Wechsel.
6. Praxistipps für Auswahlprozess und Vertragsverhandlung
- Erstellen Sie ein kurzes RFP mit Must‑Requirements und Wunschleistungen.
- Fordern Sie mindestens drei Angebote und vergleichen Sie SLAs sowie Gesamtbetriebskosten über 36 Monate.
- Vereinbaren Sie eine Pilotphase oder ein Proof‑of‑Concept für kritische Services.
- Formulieren Sie messbare KPIs (Verfügbarkeit, MTTR, Ticket‑Durchlaufzeiten) im Vertrag.
Business‑Vorteile einer strukturierten Auswahl
Mit der richtigen Vorbereitung minimieren Sie Betriebsrisiken, senken langfristig IT‑Kosten und gewinnen planbare Services. Ein starker Dienstleister erhöht die Resilienz Ihres Betriebs und schafft Freiraum für strategische IT‑Projekte.
Nächste Schritte
Nutzen Sie diese Checkliste als Entscheidungsbasis und planen Sie ein kurzes Audit Ihrer aktuellen IT‑Landschaft. Wenn Sie Unterstützung beim RFP oder der Bewertung von Angeboten wünschen, bieten wir eine kurze, unverbindliche Erstberatung an.
FAQ
Wie lange dauert ein Provider‑Wechsel typischerweise?
Für KMU sind realistische Zeiträume 4–12 Wochen für die Planungs‑ und Onboarding‑Phase, abhängig von Komplexität und Dokumentationsstand.
Wieviel kostet ein externer IT‑Dienstleister?
Die Kosten variieren stark (Basis‑Support ab ~300–800 EUR/Monat, umfassende Managed Services deutlich höher); vergleichen Sie immer Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre.